Objetivo:
El objetivo de este artículo es guiar a los usuarios a través del proceso de activación e integración de la funcionalidad de agendar entrevistas con postulantes en el calendario de Outlook. Proporciona instrucciones sobre cómo habilitar la configuración necesaria en los parámetros generales, cómo acceder a la ficha del postulante y crear una nueva entrevista, así como los pasos para completar los campos requeridos y enviar la cita a los calendarios de los participantes. Además, el artículo aborda posibles limitaciones y ofrece orientación sobre cómo solicitar la habilitación necesaria a través del administrador de la cuenta Microsoft 365.
Alcance / Limitaciones:
El artículo está dirigido a administradores de la plataforma o usuarios con perfiles personalizados que tengan permisos de edición en el módulo de Selección.
Proceso en Plataforma:
Primero, para poder agendar entrevistas con los postulantes en tu calendario de Outlook debes tener activada la configuración "Habilitar citas de entrevistas en calendarios externos". Para esto debes ir a "Parámetros Generales" y habilitar el calendario Outlook.
Una vez activada la integración, dirígete a la ficha del postulante. Puedes acceder a ella desde la vista de etapas de un proceso de selección. Para hacerlo, selecciona primero el proceso y luego al postulante. También tienes la opción de acceder a través del listado de postulantes en la sección de Selección, Postulantes.
Se desplegará la ficha del postulante, debes ir a la pestaña "Entrevistas" y hacer clic en "Nueva entrevista"
Debes completar los siguientes campos:
- Nombre de la cita: Es el título que tendrá la reunión en el calendario de Outlook.
- Entrevistadores: Selecciona a los colaboradores que participarán en la entrevista.
- Fecha: Escoge la fecha de la entrevista.
- Hora de inicio y término: Selecciona el horario de la reunión.
- Lugar: Opcionalmente, puedes especificar el lugar de la reunión.
- Nota: Puedes incluir información adicional sobre la entrevista, la cual será compartida con los postulantes y entrevistadores.
También tienes la opción de notificar por correo a los participantes de la entrevista.
Asegúrate de seleccionar la opción "Crear cita en Outlook Calendar" para que la cita se envíe automáticamente a los calendarios del postulante y de los entrevistadores seleccionados.
Luego, debes ingresar tus credenciales de cuenta Microsoft para sincronizar el Outlook Calendar.
![](https://s3.amazonaws.com/cdn.freshdesk.com/data/helpdesk/attachments/production/69022669118/original/nQy4QQUAPyh07GhEFz0jf2stLitYDFtv4g.png?1644425810)
Una vez iniciada la sesión con tu cuenta Microsoft, se creará la cita en el calendario de los participantes y recibirán una notificación desde la integración para confirmar su asistencia.
En la tabla de entrevistas que se muestra en la pestaña, se mostrará el link directo a la cita.
En caso que tu organización no permita el agendamiento a través de aplicaciones externas, deberás solicitar al administrador de la cuenta Microsoft 365 que lo habilite de la siguiente manera:
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas
- Módulos: Selección
Palabras Claves: Selección, entrevista, reunión, videollamada, reclutamiento, postulantes, Outlook, Outlook Calendar
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