Objetivo:
El objetivo de este artículo es proporcionar una comprensión completa del proceso de registro de ausencias en la plataforma, tanto de manera individual como masiva. A través de instrucciones detalladas, el artículo busca guiar a los usuarios responsables de la configuración y gestión de registros de ausencia, para asegurar una implementación precisa y eficiente.
Alcance / Limitaciones:
Los alcances del proceso de registro de ausencias en Buk abarcan la flexibilidad, la automatización y la optimización del registro de las ausencias. No obstante, algunas personalizaciones, como la creación de nuevos tipos de ausencia, dependen de si el cliente cuenta con las bases necesarias para activar estas funciones, por ende, ten en consideración estos aspectos para no generar confusiones en tu gestión. Si deseas consultar tus módulos o facilidades de tus módulos contratados puedes contactarte con el equipo de Upselling de Buk para obtener todos los detalles.
Por otra parte, este artículo se adapta a las diferentes ubicaciones en las que Buk está presente para ofrecer una explicación detallada de las opciones de la plataforma según el país de administración.
Sustento Legal y Aplicaciones:
El proceso de registro de ausencias en Buk se fundamenta en la optimización de la gestión de recursos humanos o de personas y la adecuación a las regulaciones laborales locales. Aunque no existe un sustento legal universal para el proceso en sí, este se ajusta a las disposiciones y necesidades laborales específicas de cada país en el que opera.
A través de esta herramienta de gestión proporcionada por Buk, los administradores de la plataforma pueden llevar a cabo un seguimiento preciso de las ausencias, lo que a su vez simplifica la planificación y administración de los equipos de manera efectiva.
Proceso en plataforma Individual:
Para registrar una ausencia en Buk, dispones de dos métodos. El primero consiste en acceder a la ficha del colaborador y dirigirte a la pestaña de "Asistencia". Allí, selecciona "Registrar Ausencia" y elige el tipo correspondiente de ausencia que deseas ingresar. En la plataforma, se ofrecen diversas opciones de ausencia, las cuales incluyen: Inasistencia, Licencia y Permiso.
Inasistencia: Completa el campo "Tipo de Asistencia" en el caso de que hayas creado alguna categoría personalizada. Indica la fecha de inicio y la duración en días en los campos respectivos. Si es necesario, configura si se trata de una "Media Jornada" o si planeas "Activar Suplencia" para cubrir la ausencia. Tienes la opción de añadir una "Justificación", y en las "Opciones Avanzadas", podrás definir la "Fecha de Inicio de Aplicación". Esta fecha corresponderá al momento en que la ausencia se aplicará efectivamente, siempre y cuando no coincida con la fecha de inicio original de la inasistencia. Una vez todo definido, presiona "Guardar" para completar el registro.
Licencias: Completa el campo "Tipo de Asistencia" e indica la fecha de inicio y la duración en días en los campos respectivos. Si es necesario, configura si se trata de una "Media Jornada" o si planeas "Activar Suplencia" para cubrir la ausencia. Establece en las casillas respectivas el "Tipo de Licencia" y el "Formato de Licencia" si deseas. Asimismo, tienes la opción de añadir "Justificación", y en las "Opciones Avanzadas", podrás definir la "Fecha de Inicio de Aplicación". Esta fecha corresponderá al momento en que la ausencia se aplicará efectivamente, siempre y cuando no coincida con la fecha de inicio original de la inasistencia. Una vez todo definido, presiona "Guardar" para completar el registro.
Permiso: Cuando el permiso seleccionado está configurado para registrarse exclusivamente "Por día", procede a llenar el campo "Tipo de Asistencia". Indica la fecha de inicio y la duración en días en los campos correspondientes. Si es necesario, marca la opción de "Media Jornada" o específica si planeas "Activar Suplencia" para cubrir la ausencia. En caso de que el permiso seleccionado en el campo "Tipo de Asistencia" esté previamente configurado como "Por Día y Hora", debes establecer la "Medida de Tiempo" (si el permiso es "Por Día" o "Por hora"), además de ingresar la fecha y la hora de inicio y término del permiso. También, se brinda la opción de añadir una "Justificación". En las "Opciones Avanzadas", podrás definir la "Fecha de Inicio de Aplicación", que determinará cuándo la ausencia se aplicará en efecto, asegurándote de que no coincida con la fecha original de inicio de la inasistencia.
El segundo método para registrar ausencias es a través del módulo "Administrativo". Haz click en "Asistencia" y luego selecciona "Gestión de Ausencia". En esta sección, puedes localizar al colaborador por su identificación o nombre, y luego ingresar la ausencia en las columnas correspondientes: Licencias, Inasistencias por Día, Permisos e Inasistencias por Hora.
Para registrar, simplemente elige el ícono de suma "+" (+), completa los campos requeridos y, una vez finalizado, presiona "Agregar" para actualizar la información.
Proceso en plataforma Masivo:
En Buk de forma masiva se podrán ingresar "Ausencias por Día" y "Ausencias por Hora". Para esto deberás dirigirte al módulo de "Información" en "Importadores" dando click en "Importadores".
Allí ubicarás el importador de "Ausencias por Día". Al presionar sobre este podrás ver en las instrucciones de la carga los "Tipos" válidos de códigos de ausencia para que puedas identificar las ausencias disponibles para la carga que son de tipo "Por Día": Permisos, Licencias, Incapacidades, Inasistencias, etc.
Por otra parte, también podrás ubicar el importador de "Ausencias por Hora" para cargar o importar permisos o inasistencias por hora masivamente. Al presionar sobre este importador podrás revisar en el listado de instrucciones donde deberás definir en el "Tipo" si cargarás algún permiso o inasistencia por hora. Revisa las demás instrucciones para asegurarte de cargar correctamente las ausencias por hora.
Una vez que bajes el template y completes la información, sube el template desde "Seleccionar archivo" y espera a que se complete la carga. De esa manera habrás ingresado tus ausencias de forma masiva.
Consideraciones por País:
Chile: Para el caso de las licencias en Chile se podrá establecer los "Días de Aporte" que serán días de la licencia no cubiertos por el "Subsidio por Incapacidad Laboral" en los que el empleador aportará a la remuneración que el colaborador dejará de percibir durante ese período.
Colombia: En Colombia, no aplicarían las ausencias por media jornada. Se podrán registrar incapacidades donde, además de establecer las fechas de inicio y término, se deberá seleccionar el "Tipo de Incapacidad" y de ser necesario el "Código Incapacidad" y los "Días Aporte" . Adicional, si el tipo de incapacidad es por enfermedad general debes tener en cuenta lo siguiente: En "Días Aporte" deberás registrar el número de días que aportará la empresa. En la casilla de "Porcentaje Aporte Primeros Dos Días" Ingresa el porcentaje a pagar por los primeros dos días de incapacidad, por defecto el sistema trae 100% y este no puede ser inferior al 66,67%. En la casilla de "Porcentaje Total días 3- 90" Ingresa el porcentaje a pagar desde el día 3 hasta el día 90 de la incapacidad, por defecto el sistema trae 66,67% que es el valor mínimo (si la empresa desea pagarlo al 100% debe reemplazar ese valor). Además, se pueden crear atributos personalizados para la entidad licencias y estos aparecerán tanto para licencias como incapacidades. Si quieres conocer más sobre el funcionamiento de los atributos te recomendamos leer el siguiente artículo.
México: En México se podrá ingresar permisos, incapacidades, e inasistencias. Para las incapacidades, además de establecer las fechas de inicio y término, se deberá seleccionar el "Tipo de Incapacidad", el "Número de Folio" y los "Días Aporte" que finalmente serán los días en que el colaborador estuvo en incapacidad.
- Perú: En Perú tendrás tres opciones: Licencias, Permisos e inasistencias. De esta manera podrás seleccionar la ausencia a Registrar, los campos podrán variar según el tipo solicitado pero los más importantes son:
- Tipo de Asistencia: Deberás seleccionar el permiso/licencia a solicitar.
- Fecha Inicio: Cuando inicia el permiso/licencia.
- Fecha Término: Se rellenará solo al completar el campo duración.
- Duración: La cantidad de días que durará el permiso/licencia.
- Media Jornada: Podrás seleccionar la etapa de la jornada en la que te ausentarás, en caso de solicitar un permiso por más de un día, Buk asumirá que te ausentarás en la misma etapa de la jornada todos los días seleccionados.
- Justificación: Podrás escribir brevemente porque necesitas el permiso.
- Tipo de Licencia (solo para licencias): Seleccionar entre los tipos existentes por ley:
- Licencia de paternidad.
- Descanso por luto.
- Descanso Médico.
- Subsidio por incapacidad temporal.
- Subsidio por maternidad.
- Subsidio por incapacidad (no computable para BBSS).
- Formato Licencia (Solo para licencias): Seleccionar si la licencia es electrónica o física
Además, podrás crear atributos personalizados para la entidad Licencia si quieres aprender más de ellos puedes dirigirte al siguiente artículo.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas.
Palabras Claves:
Ausencia, ausentismo, permiso, licencia, incapacidad, inasistencia, registro, suplencia, media jornada, duración, justificación, aporte, permisos por hora, permisos por día y por hora.
Flujo de aprobación de solicitudes de ausencias
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