Objetivo:
El objetivo del artículo es explicar el proceso que sigue el Representante Legal cuando hay un documento pendiente por firmar en la plataforma. El artículo describe los pasos que debe seguir el Representante con el fin de proporcionar una comprensión clara y completa de cómo funciona este flujo de firma en la plataforma.
Alcance / Limitaciones:
Este artículo se encuentra orientado principalmente hacia los Representantes Legales de una organización. Los procesos y pasos detallados en el artículo están diseñados para usuarios que cumplan con esta característica específica. Sin embargo, es importante destacar que este artículo no aborda cuestiones relacionadas con el acceso a la plataforma.
Es fundamental tener en cuenta que, antes de iniciar el proceso de firma, la empresa debe previamente designar al usuario como Representante Legal dentro de la plataforma. Esta condición es un requisito esencial para poder completar satisfactoriamente el flujo de firma de documentos en Buk.
Proceso:
El proceso comienza con una notificación de firma que se generará cuando el administrador de la plataforma Buk requiera tu firma en uno o varios documentos. En ese momento, recibirás una notificación en tu correo personal con el asunto "BUK | Documentos pendientes de firma". Desde allí, podrás ver la cantidad de documentos que necesitan tu firma y acceder a tu plataforma Buk haciendo click en los botones "Ver Documentos" o "Firmar".
Una vez que hayas iniciado sesión en Buk, se mostrará una ventana en específico llamada "Documentos" donde tendrás la opción de visualizar dos pestañas: "Mis Pendientes" en la cual se enlistan los documentos pendientes por firma y otra pestaña de "Todos los Documentos" donde podrás revisar los documentos emitidos. En este momento podrás firmar de forma individual o masiva. De forma individual busca el documento a firmar y presiona, en la sección de "Acciones", el botón de "Firmar".
Si deseas hacerlo masivamente, selecciona en las casillas todos los documentos a firmar. Luego desde "Acciones" presiona en "Firmar Documentos".
Posteriormente, aparecerá una ventana emergente que incluirá un campo para ingresar tu contraseña de inicio de sesión en Buk. Introduce tu contraseña en el campo proporcionado y luego haz clic en el botón "Verificar Contraseña" para avanzar con la firma del documento.
Luego, encontrarás una casilla para ingresar el código de seguridad, el cual recibirás nuevamente en tu correo personal con el asunto "Tu código de firma (número del código)". Si no recibes el código en unos minutos, puedes hacer click en la opción "Reenviar un nuevo código" para que el sistema te lo envíe de nuevo. Ingresa el código recibido en la casilla correspondiente y pulsa "Firmar Documento" para completar el proceso.
Una vez listo el sistema te notificará el éxito del proceso.
Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:
Por último, si en tu plataforma los administradores activan la Configuración General de "Enviar documentos firmados a representantes legales" recibirás un correo electrónico con el asunto: "Tu documento está listo" cuando todas las partes hayan firmado el documento. En el cuerpo del correo, encontrarás el documento que firmaste adjunto. Este correo se enviará por cada documento que hayas firmado. Al descargar el documento, podrás visualizar tu firma electrónica, la fecha y hora en que se realizó, así como un código QR que te permitirá autenticar la firma de forma rápida y sencilla.
Palabras Claves:
Firma, colaborador, flujo, paso a paso, QR, código, correo, mail, notificar, notificación, contrato, Representante Legal.
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