Revisa los pasos para poder generar documentos y trabajar con firma electrónica




En primer lugar, debes confirmar si se encuentra activada la Firma Electrónica. Para esto debes contactar a nuestro equipo de Soporte y consultar o solicitar que habiliten la configuración "Habilitar Firma Electrónica"


 


Posteriormente debes habilitar la firma electrónica en las plantillas que desees que sean firmadas, para esot puedes crear una nueva plantilla o editar las existentes. Aquí debes marcar el checkbox para firma del colaborador y seleccionar si el documento será firmado por 1 o 2 representantes legales. 

Recuerda que para trabajar con firma electrónica debes configurar todos tus documentos en formato PDF.

Una vez configurada la plantilla, debes dar click en "Guardar".



Para más información sobre plantillas, puedes revisar el siguiente artículo ¿Cómo Crear Plantillas?



Una vez configuradas las plantillas, ya puedes emitir tus documentos y comenzar con el flujo de firma electrónica.


Para generar documentos puedes hacerlo de forma individual y masiva.


Individual:

Debes ir a la ficha del colaborador >> Documentos >> Generar Archivo y seleccionar el documento a emitir.




Al generarse el documento, se mostrará una notificación en la parte superior. Y podrás ver el documento en la carpeta del colaborador. 



Recuerda que al emitir cualquier documento, éste se genera de forma oculta para el colaborador, debes dar click en el ícono del ojo para dejarlo visible al colaborador y poder notificarlo.



Una vez emitido el documento, puedes notificar tanto al colaborador como al/los representantes legales, según hayas configurado tu plantilla. Para esto, debes hacerlo desde el ícono de la campana y dar click en el nombre de cada una de las partes.



Al momento de notificar, tanto al colaborador como a los representantes legales, comienza el flujo de firma, el cual puedes revisar en los siguientes artículos:


Flujo de Firma Electrónica para el Represente Legal
Flujo de Firma Electrónica para el Colaborador



Para generar documentos de forma masiva debes ir a Otros >> Documentos >> Todos los pendientes o Todos los documentos >> Acciones >> Generar documentos.



Se desplegará una nueva ventana, donde debes seleccionar la plantilla a emitir, los colaboradores a quienes emitirás el documento y en acciones seleccionar "Generar Documentos".

Recuerda que puedes filtrar a los colaboradores según tu necesidad.



Una vez emitidos los documentos, puedes notificar de forma masiva, desde "Todos los Pendientes", seleccionas los colaboradores a notificar, y en el botón acciones seleccionas "Notificar Empleados".

Es importante que recuerdes que para poder notificar a los colaboradores, éstos deben tener su cuenta Buk activada, en caso contrario dará error.






Una vez notificados los colaboradores, comenzará el flujo de firma electrónica.


Nota: Para la gestión masiva de documentos, solo es posible notificar a los colaboradores, no así al representante legal, el cual debes notificar desde la ficha del colaborador, como se indicó en el comienzo de este artículo.









Recuerda, si necesitas ayuda o tienes alguna duda puedes contactarnos a través de nuestro chat o correo, ¡Felices te ayudamos!