Evalúa el desempeño de tus colaboradores y reconoce sus fortalezas y áreas de mejora de cada uno para establecer planes acción




La Evaluación de Desempeño es un proceso sistemático y periódico formal que realizan las organizaciones para evaluar tanto cuantitativa como cualitativamente el desempeño laboral de sus colaborador. No es solo una evaluación cuantitativa, sino que lo que agrega valor al proceso es la instancia de Feedback, en donde se debe realizar un diálogo constructivo entre líder y colaborador y así definir en conjunto planes de acción para mejorar las brechas del colaborador y potenciar su desarrollo. 


 

Puedes configurar tu Modelo de Gestión del Desempeño y sus etapas, en base a Competencias, Objetivos/Metas y Potencial (Nine Box). Lleva el seguimiento de tus procesos, análisis y reportería a nivel general, por áreas y de manera individual. 


Pasos para configurar tu Evaluación de Desempeño


1. Cargar Competencias

Desde Talento >> Competencias >> Nueva Competencia podrás cargar tus competencias, escogiendo una de las dos metodologías:
a) Indicadores conductuales
 b) Niveles de desarrollo.  


Además podrás categorizarlas como transversales o específicas.
 En Buk ya cuentas con una biblioteca de Competencias por defecto, la cual puedes editar 100% a tu medida, agregar una nueva o eliminarlas para cargar masivamente las tuyas.



Para crear una competencia, debes dar click en "+Nueva".




Para editar una competencia solo debes dar click en el ícono del lápiz



Luego modificas la información y le das click en "Actualizar competencia" para guardar los cambios.




Para eliminar una competencia, debes seleccionar la o las que necesites eliminar, luego dar click en el botón "Borrar seleccionadas".



Carga masiva de competencias:

 

  • En el menú Importadores podrás realizar cargas masivas competencias. Para esto, debes ir a Importadores >> Importadores >> Talento >> Desempeño y seleccionar el importador que corresponda.
  • Si tu metodología es por indicadores conductuales, debes escoger la opción “Competencias”.
  • Si tu metodología es por Niveles de Desarrollo, debes primero realizar la carga masiva de “Competencias” y luego la carga masiva de “Indicadores”. 




Posteriormente, debes cargar las competencias específicas por cargos o familia de cargos, con sus respectivos pesos. (Los cuales deben sumar 100). Para esto debes ir a Organización >> Cargos, luego debes dar click en el nombre del cargo.



Luego, debes ir a la pestaña Competencias y agregar las necesarias, finalmente dar click en "Guardar".



O también lo puedes cargar por Familia de Cargos:




2. Cargar Objetivos / Metas

Desde la ficha del colaborador podrás ingresar objetivos/metas. Al configurar los objetivos/metas, puedes seleccionar si deseas que lo haga  RRHH, el supervisor o que el mismo colaborador cree su propio objetivo,  además el configurar o crear los periodos y categoría de objetivos/metas. Para esto debes ir a Desempeño >> >> Objetivos / Metas >> Configuración de Objetivos / Metas. Para darle una categoría (nombre) al objetivo, debes ir a Desempeño >> Objetivos/Metas >> Configuración de objetivos



Para crear objetivos/metas, puedes hacerlo desde la ficha del empleado o carga masiva:


a)  Ficha del empleado: En la pestaña Talento >> Objetivos/Metas podrás categorizar tus objetivos, agregar una descripción, una fecha de término y un peso específico a cada uno, según su configuración previa de los objetivos.



b) Carga Masiva: En el menú Importadores podrás realizar cargas masivas de Objetivos / Metas.




3. Cómo configurar la Evaluación de Desempeño

Para configurar una nueva evaluación de desempeño, debes ir Talento >> Desempeño >> Evaluaciones >> Nueva Evaluación.
Puedes configurar varias evaluaciones en paralelo.



Formulario Evaluación: 

  • Configuración nueva evaluación: 

En este Ítem, podrás asignarle un nombre y fechas a tu proceso, elegir qué etapas, formularios y escala de resultados quieres incorporar para evaluar Desempeño dentro de tu Organización. Puedes elegir mensaje de bienvenida, evaluación por competencias, objetivos, preguntas abiertas, potencial y mensaje de salida.      

 

A cada sección (Competencias, Objetivos, Potencial) debes asignarle una escala de evaluación y un peso específico. Puedes usar las escalas que ya vienen por defecto o crear una nueva escala con las medidas que quieras.



  • Tipo de Evaluación:

Puedes configurar el flujo de tu proceso de evaluación seleccionando los tipos de evaluación y el flujo de éstas (si se responden de forma paralela, secuencial, etc.). Debes asignarle un peso específico a cada evaluación y puedes incluir etapas adicionales de Calibración y/o Feedback.




Evaluación Descendente: La jefatura directa evalúa a la persona de acuerdo a las competencias asignadas al cargo y/o metas otorgadas al evaluado. Si bien el sistema asigna como evaluador al supervisor en forma automática, éste puede ser editado en caso de ser necesario en la sección de edición de evaluadores. Dentro de este tipo de evaluación es posible configurar un requerimiento de validación a la evaluación realizada por parte de un tercero.



Autoevaluación: El empleado se evalúa a sí mismo. Tienes las siguientes configuraciones:
a) Permitir evaluador ver las autoevaluaciones.
b) Permitir ver la nota a medida que responde.
 c) Notificar el inicio de la autoevaluación. 



Evaluación Paralela: Permite incorporar al proceso la evaluación de los pares o de clientes internos. Dentro de las configuraciones puedes ingresar la cantidad máxima de evaluadores y habilitar fase de verificación:



Evaluación Ascendente: Incorpora en el proceso la evaluación de los reportes o dependientes del evaluado.



  • Formulario de Evaluación

Una vez seleccionados los tipos de evaluación, se debe configurar el formulario de evaluación el cual puede ser creado como formulario único para todos los tipos de evaluación o crear distintos formularios y asignarlos según tipo de evaluación y/o por familia de cargos.




Para comenzar la configuración del formulario debes seleccionar los elementos que quieres incorporar en tu evaluación, asignar la escala a utilizar y  asignar el peso que tendrán en el cálculo del resultado. 

Las secciones que puedes incorporar en el formulario son:

  1. Competencias
  2. Metas
  3. Preguntas abiertas
  4. Potencial 

Competencias: Debes seleccionar los tipos de competencias que incluirá el formulario, transversales y/o específicas, y elegir las competencias definiendo el peso que tendrá cada una.



Metas: Puedes incorporar en la evaluación el alcance de metas u objetivos previamente definidos y asignarle un peso en la ponderación de la evaluación eligiendo el tipo de escala a utilizar para esta sección. Las metas pueden cargarse directamente en la ficha del empleado o masivamente a través del importador de metas. 



Preguntas abiertas: Esta sección permite incluir preguntas de tipo texto libre al formulario de evaluación. Puedes crearlas manualmente o importarlas. 



Potencial: En evaluación descendente puedes incluir preguntas de potencial las cuales te ayudarán a gestionar el talento de tu organización. Este indicador será utilizado para la construcción de la herramienta Nine Box en los resultados de tu proceso. Debes elegir el tipo de escala a utilizar. 



Por último, en la creación del formulario puedes incluir un mensaje de bienvenida y habilitar la opción de que se puedan dejar comentarios en el formulario de evaluación. Esto lo realizas en Configuración Avanzada. 



Participantes:

ara agregar los participantes para tu proceso de evaluación puedes hacerlo en forma manual o masiva. Para hacerlo ingresa a Editar participantes y Evaluadores y selecciona la modalidad en que lo harás.  

 

Para hacerlo de forma manual deberás ingresar a Seleccionar Participantes y podrás definir



Evaluadores: el sistema cargará automáticamente las jefaturas, sin embargo, puedes editar el evaluador en el caso que la jefatura no pueda evaluar.

 

Escala Final de Resultado: Puedes configurar tu escala de resultado del proceso, definiendo las categorías con su nivel mínimo y máximo.
 Puedes definir el resultado en base a una escala de notas o porcentaje.



Una vez configurada la información anterior, ya estás listo para comenzar tu evaluación.


Comenzar la Evaluación 

Antes de comenzar la evaluación, puedes visualizar un resumen con el siguiente detalle:





Si ya tienes todo configurado, para dar inicio a la evaluación, debes ir a la evaluación y dar click en "Monitorear Evaluación"



Y luego, solo debes dar click en el botón "Comenzar Evaluación"




Revisar el Estado de Evaluación

Al revisar el Estados de la Evaluación podrás encontrar las siguientes etapas:


  • En Configuración: Etapa donde se define nombre, fecha, mensajes, tipos de evaluación, participantes, evaluadores y escala de resultado de la evaluación.
  • Iniciado:  Período en el cual se está realizando la evaluación. Podrás ver en qué etapa se encuentra el proceso, el estado de avance, modificar participantes o evaluadores dependiendo en qué etapa se encuentre la evaluación y enviar recordatorios.
  • Calibrando: Período en el cual se están revisando las notas del proceso. En esta etapa es posible modificar notas.
  • Feedback: Período en que publicas las notas y dejas Feedback en la Ficha del colaborador. 
  • Finalizado: La etapa de evaluación finalizó y las evaluaciones son publicadas en la ficha de cada empleado. Podrás revisar los resultados a través de reportes los cuales podrás navegar a través de diversos filtros.



Una vez finalizada la evaluación, puedes revisar los resultados, reportería gráficos y notas desde "Monitorear Evaluación".

















Recuerda, si necesitas ayuda o tienes alguna duda puedes contactarnos a través de nuestro chat o correo, ¡Felices te ayudamos!