En el siguiente artículo aprenderás a crear y configurar un Webinar.


Para crear un Webinar deberás ir a Cursos E-Learning >> General >> Webinars. 



A continuación se mostrarán todos los Webinars que se han creado, los cuales se pueden editar y/o eliminar.

Para crear un Webinar tendrás que hacer clic en Agregar nuevo.



Deberás completar la información requerida en Datos básicos:  (aquellos datos con * son obligatorios)

  • Nombre del webinar: Elige uno que puedas identificar fácilmente

  • Prioridad: Nivel de relevancia del webinar por sobre otros

  • Proveedor: Se desplegará una lista con todos aquellos proveedores que estén en Centro de datos >> Proveedores de Capacitación.

  • Mostrar en reportes: En caso de que hayas configurado una categoría y/o campo llamado “Tipo de curso” en el contexto de cursos, aparecerá en estas configuraciones

  • Categorias: En caso de que hayas configurado una categoría y/o campo llamado “Categorías” en el contexto de cursos, aparecerá en estas configuraciones 

  • Reseña del webinar : Breve resumen o detalle de objetivos del webinar


Una vez termines de rellenar los datos debes hacer clic en Siguiente.



Luego deberás completar la Configuración y agendamiento.


  • Usuario Host: Es el usuario controlador del webinar, quien deberá iniciar la reunión en Zoom y quien tendrá todos los permisos y atribuciones: 

    • Silenciar/detener/remover participantes o panelistas 

    • Compartir pantalla y permitir que otros lo hagan 

    • Crear o editar encuestas 

    • Terminar la sesión

    • Otros 


En caso de que este usuario no haya entrado al webinar, los demás participantes no podrán entrar y sólo con el permiso de este administrador, los participantes podrán activar la cámara y/o el micrófono.
Sin embargo, una vez que este usuario ingrese a la reunión de zoom, puede asignar a otros participantes como Panelistas para apoyar en el monitoreo de los participantes. (Participantes >> ascender a panelista)
Sólo puede existir un usuario administrador 


  • Ajustar fecha y hora de inicio y término del webinar: Esto corresponderá a la fecha y hora de habilitación del webinar, por lo que no se podrá ingresar en otra instancia.
    La fecha de inicio, coincidirá con el envío de invitaciones a los participantes inscritos (en caso de activar esa opción) Se abrirá una interfaz, tendrás que hacer clic en Verificar disponibilidad >> Seleccionar.

  • Hacer que este curso esté disponible a todos los colaboradores sin la autorización de los administradores: Puedes activar o desactivar este botón que permite que el curso esté disponible para todo aquel colaborador activo en su portal, sin la necesidad de tener que asignar o inscribir a un segmento 
  • Enviar cita por correo electrónico a los calendarios de los participantes. Cada vez que inscribas un participante recibirá el webinar como cita en su calendario. Se visualizará en los calendarios con el nombre del webinar. 


Importante: Creador de Webinar también es administrador por default.


Además estos roles permiten que ante una dificultad técnica del usuario designado como Host, el webinar no se finalice. Los usuarios seleccionados como panelistas tomarán su lugar mientras el Host se vuelve a incorporar.

Recuerda que la elección de participantes para tomar estos roles no tiene implicancias en su participación en el webinar, sino que se busca asegurar el buen funcionamiento de éste.


Una vez que se presiona Agendar y finalizar, aparecerá de vuelta en la vista Listado de webinars.


Para poder editar deberá hacer clic en Editar sobre el webinar recién creado.



General: Aquí se puede acceder a información general, en donde se pueden añadir notas del curso, las cuales sólo las verá el administrador. 



Información del curso y Reglas de acceso: En ambos casos podremos cambiar configuraciones realizadas anteriormente, tales como la información general (nombre, host, prioridad, etc...) y las fechas de inicio y término.


DNC:


Para acceder a DNC deber ir a Ajustes >> DNC.


  • Selecciona actividades DNC. Se desplegarán todas aquellas actividades que estén creadas en el módulo DNC. Esto es para que a medida que se complete el curso, se complete a su vez el plan de capacitación. Es decir, esto “alimentaría” lo configurado en la DNC. Recuerda Crear y editar 



Mensajes masivos:


Para acceder a esta configuración debes ir a Ajustes >> Mensajes masivos.



Si quieres crear un nuevo mensaje a los participantes del webinar debes ir a Enviar nuevo.


Luego deberás configurar el mensaje.


  • Selecciona a qué grupo de participantes quieres enviar el mensaje 
  • Selecciona si quieres copiar al creador del curso en los correos
  • Escribe el asunto
  • Escribe el cuerpo del mensaje 


Una vez configurado deberás hacer clic en Enviar.



Formato de correos:


Para acceder a esta configuración debes ir a Ajustes >> Formato de correos.

  • Activa o desactiva el envío de correos base y recordatorios
    *Importante: los correos base se enviarán en la fecha y hora configurada como fecha de inicio en “Reglas de acceso”, mientras que los recordatorios se enviarán sólo para aquellos participantes inscritos que NO hayan completado el curso, cada dos días, un máximo de 5 veces. (en caso de que quieras enviar más mensajes, puedes hacerlo en “mensajes masivos”) 
  • Revisa y cambia los correos base y de recordatorio. Ahora debes Crear y editar.



Correos Webinar:


Para acceder deberás ir a Ajustes >> Formato de correos  >> Correos Webinar.


De la misma manera, acá podrás:

  • Activar o desactivar el envió de recordatorios
  • Cambiar el asusto del mail que se envía 10 minutos antes del inicio del webinar
  • Cambiar el cuerpo del mail que se envía 10 minutos antes del inicio del webinar 


Importante: Solo podrá customizar el correo de recordatorio que se envía 10 minutos antes del webinar 


Al finalizar hacer clic en Crear y editar.



También tendrás la opción de configurar los correos enviados a los relatores.


Deberás hacer clic en Correo Relatores.


Acá tendrás la opción de:


  • Activar o desactivar el envió del correo informativo
  • Activar o desactivar el envió de recordatorios
  • Cambiar el asusto del mail recordatorio
  • Cambiar el cuerpo del mail recordatorio



Al finalizar hacer clic en Crear y editar.


Gamificación:


Para acceder deberás ir a Ajustes >> Gamificación.



Una vez dentro, podrás activar ciertos Hitos para que den la cantidad de experiencia que desees.



Recuerda que es necesario hacer clic en Crear y editar una vez tengas lista la configuración.


Configuración y Agendamiento: Este paso lo revisamos anteriormente, se mantiene la misma información

  • Usuario Host: Es el usuario controlador del webinar, quien deberá inciar la reunión en Zoom y quien tendrá todos los permisos y atribuciones: 

    • Silenciar/detener/remover participantes o panelistas 

    • Compartir pantalla y permitir que otros lo hagan 

    • Crear o editar encuestas 

    • Terminar la sesión

    • Otros 


En caso de que este usuario no haya entrado al webinar, los demás participantes no podrán entrar y sólo con el permiso de este administrador, los participantes podrán activar la cámara y/o el micrófono.
Sin embargo, una vez que este usuario ingrese a la reunión de zoom, puede asignar a otros participantes como Panelistas para apoyar en el monitoreo de los participantes. (Participantes → ascender a panelista)
Sólo puede existir un usuario administrador 


  • Ajustar fecha y hora de inicio y término del Webinar: Esto corresponderá a la fecha y hora de habilitación del webinar, por lo que no se podrá ingresar en otra instancia.
    La fecha de inicio, coincidirá con el envío de invitaciones a los participantes inscritos (en caso de activar esa opción) Se abrirá una interfaz, tendrás que hacer clic en Verificar disponibilidad >> Seleccionar.

  • Hacer que este curso esté disponible a todos los colaboradores sin la autorización de los administradores: Puedes activar o desactivar este botón que permite que el curso esté disponible para todo aquel colaborador activo en su portal, sin la necesidad de tener que asignar o inscribir a un segmento 
  • Enviar cita por correo electrónico a los calendarios de los participantes. Cada vez que inscribas un participante recibirá el webinar como cita en su calendario. Se visualizará en los calendarios con el nombre del webinar. 


Participantes: Encontraras 3 entradas en participantes: 

  • Inscritos
  • Opcionales
  • Reglas



Para acceder a cada uno de ellos deberás ir a Participantes >> Inscritos/Opcionales/Reglas (Según sea necesario).


Si seleccionas Inscritos podrás cargar los participantes que tendrán que asistir al webinar de manera obligatoria.


Para esto debe hacer clic en Inscritos >> Importar participantes.



Luego deberás pegar todos aquellos Rut correspondientes a los colaboradores que quieras inscribir en el webinar.

Debes pegarlos siempre en el mismo formato: Rut sin puntos y con guion. 


Una vez que pegaste todos lo Rut tienes que hacer clic en Cargar.  


Importante: De la misma manera puede eliminar participantes si hace clic en Eliminación masiva.


*Recuerda que los usuarios a inscribir deben estar cargados en centro de datos.



Si seleccionas Opcionales podrás cargar los participantes que no tendrán que asistir al webinar de manera obligatoria.


Los pasos para realizar la importación son iguales al paso anterior.


Debes pegar todos aquellos Rut correspondientes a los colaboradores que quieras inscribir en el curso.


Debes pegarlos siempre en el mismo formato: Rut sin puntos y con guion. 


Una vez que agregas todos lo Rut tienes que hacer clic en Cargar. 




Reglas:


Si seleccionas Reglas podrás añadir de manera automática a usuarios en este curso, dependiendo de los criterios que sean establecidos. Puede ajustar las reglas automatizadas tanto para que los participantes sean inscritos en la pestaña Inscritos como en la de Opcionales. 

  • Selecciona “Inscripción de participantes obligatorios o abiertos” 
  • Selecciona “Agregar nuevo” en “Agregar regla de campo dinámico” o “Agregar regla de categoría dinámica”
  • Selecciona aquel campo o categoría que quieras (debe estar creada en categorías customizadas en configuraciones generales)   



Una vez más, deberás hacer clic en Guardar cambios.


Costos: Encontraras 2 entradas en costos: 

  • Importar costos
  • Generales


Para importarlos por participante deberás ir a Costos >> Por participante >> Importar costos.



  • Selecciona el Modo de carga masiva (Un valor para todos o Un valor por colaborador)



Si seleccionas Un valor por colaborador deberás llenar cada valor como se indica en el recuadro.


Se llenan todos los recuadros requeridos y se le da clic al botón Subir costos.



Para importar costos generales deberás ir a Costos >> Generales >> Agregar nuevo.


En esta sección podrá:

  • Agregar nuevo
  • Seleccionar un tipo de costo
  • Introducir el monto total 
  • Eliminar el costo general haciendo clic en el ícono "basurero"



Una vez tenga lista la configuración deberá hacer clic en Guardar cambios.


Recuerda, si necesitas ayuda o tienes alguna duda puedes contactarnos a través de nuestro chat o correo, ¡Felices te ayudamos!