Objetivo

Este artículo está diseñado para guiar a los usuarios en la creación de un webinar. El objetivo es instruir sobre el paso a paso requerido para crear un webinar con toda su información, agendamiento e instancia para publicarlo y realizarlo a un grupo determinado de participantes a través de la plataforma.


Alcance / Limitaciones: 

Este procedimiento es aplicable a todos los usuarios que tengan rol "Superadmin" y "Admin" en su plataforma. 


Proceso: 

Para acceder a la creación de un webinar, debes hacer clic en "Cursos e-learning" en el menú de la izquierda, luego presionar "Cursos", "Agregar nuevo" y elegir la opción "Curso" 





Para crear un webinar, haz clic en "Agregar nuevo" y luego "Webinar" 



A continuación, deberás completar un formulario de 2 pasos: 

  • Datos básicos: se solicita solo la información requerida (los otros campos, de carácter opcional, se verán a continuación en la edición del webinar). Aquí se debe completar: 

    • Nombre

    • Proveedor

    • Categoría y subcategoría

    • Categoría customizada (en caso de tener) 

  • Agendamiento: se debe configurar todo lo respectivo al webinar. Esta misma fecha será la única instancia permitida para este tipo de curso. En este caso, se debe completar: 

    • Usuario host: usuario controlador del webinar, quien deberá iniciar la reunión en zoom y quien tendrá todos los permisos y atribuciones

      • Silenciar/detener/remover participantes o panelistas

      • Compartir pantalla y permitir que otros lo hagan 

      • Crear o editar encuestas 

      • Terminar la sesión

      • Otros

    • Panelistas 
    • Fecha y horario de la sesión Zoom 
    • Envío de citas
    • Visualización en estrenos


En caso de que el usuario host, no haya entrado al webinar, los demás participantes no podrán entrar y solo con el permiso de este administrador, los participantes podrán activar la cámara y/o el micrófono.
Sin embargo, una vez que este usuario ingrese a la reunión de Zoom, puede asignar a otros participantes como Panelistas 
para apoyar en el monitoreo de los participantes. (Participantes > Ascender a panelista) o bien configurar a los panelistas en la configuración del webinar.

El rol de panelista cobra importancia, ya que ante una dificultad técnica del usuario designado como Host, serán ellos quienes tomarán su lugar mientras el Host se vuelve a incorporar.


Solo puede existir un usuario host.






Una vez completados los pasos anteriores, podrás completar el resto de los campos opcionales en la vista de información del curso:

  • Datos básicos:
    • Imagen del webinar: es la que aparecerá como portada en el portal del colaborador
    • Trailer del webinar: video corto que dará un pequeño adelanto de lo que será el webinar 
    • Destacar webinar: mantener en la sección de destacados en el portal del colaborador
    • Ocultar en catálogo: no mostrar en catálogo 
    • Prioridad: muy baja, baja, media, alta y muy alta (en qué lugar se posicionará del carrusel) 
    • Descripción corta
    • Descripción del curso 
    • Nivel: básico, intermedio o avanzado
    • Ficha descargable 
    • PDF manual descargable
  • Diploma
    • Activar los diplomas: sí o no. En caso de seleccionar "Sí", deberás seleccionar el diploma, que debe estar previamente cargado en la sección de diplomas y certificados en "Mi cuenta" 
  • Integración con sence
    • Habilitar integración con sence: sí o no. En caso de seleccionar "Si", deberás ingresar: 
      • Código sence 
      • Código curso




Asimismo, verás que el webinar tiene la siguiente distribución del menú en las siguientes pestañas: 


General: aquí podrás visualizar información general como el nombre, imagen, proveedor, duración, cantidad de participantes, aprobados, aprobación promedio y asistencia promedio. Además, podrás añadir notas, las cuales solo podrá verlas un administrador.



Agendamiento: aquí verás la información que se ingresó en el paso 2 de la creación del webinar pero podrás editar los datos y volver a guardar. 



Información del curso: verás la información completada en el paso 1 de la creación. Podrás editar la información que requieras. 




Formato de correos: en esta vista podrás activar o desactivar el envío de correos base y recordatorios

  • Formato de correos (general)





  • Correos webinar
    • Correo participantes: podrás activar o desactivar un recordatorio a los participantes inscritos, 2 horas antes de que comience el webinar. Este mensaje es estándar y no es editable. Además, podrás activar o desactivar recordatorios a los participantes inscritos, 10 minutos antes de que comience el webinar. Este mensaje, a diferencia del anterior, si se puede editar y customizar en el recuadro de más abajo.
    • Correo relatores: podrás activar o desactivar un recordatorio al relator del webinar que se enviará un día antes de iniciar el webinar. Además, podrás activar o desactivar un recordatorio al relator del webinar que se enviará 30 minutos previos al inicio del webinar. 




Gamificación: acá podrás activar o desactivar dos hitos que podrán generar puntos a aquellos colaboradores que lo cumplan 



Permisos y accesos: configura qué usuarios podrán visualizar y tener acceso a este curso 





Instancias: vista en donde se visualiza la única instancia posible a tener en un webinar. A diferencia de un curso e-learning, acá solo se podrá tener una única instancia: la predeterminada. Esta tendrá las mismas fechas configuradas en el agendamiento. 


Para obtener la vista, por favor haz clic en el ícono de descarga.



Para entrar a la edición de la única instancia posible, haz clic en el ícono de "Editar" en Acciones. Aquí, solo podrás editar el campo DNC, agregándo el webinar a alguna actividad creada en el módulo DNC. 




Para acceder a los participantes de la instancia, haz clic en el ícono de "Participantes" en Acciones. 


Al entrar, podrás realizar las inscripciones al webinar. En ella, se visualizarán 3 secciones:

  1. Participantes requeridos: usuarios que el administrador configura para que hagan de manera requerida el webinar. Dichos usuarios, lo visualizarán de esa manera en el portal del colaborador en su plan de aprendizaje. 

    Para hacer inscripciones, haz clic en "Cargar participantes" e inscribe los identificadores correspondientes.

    Para poder eliminar participantes, haz clic en "Eliminación masiva"

    Para filtrar por algún parámetro, haz clic en el ícono de embudo 

    Importante: para obtener el reporte completo en formato Excel (con todas las pestañas incluidas), es necesario hacer clic en el botón "Descargar Excel"  



  2. Participantes opcionales: usuarios que el administrador configura para que hagan de manera opcional el webinar. Dichos usuarios, lo visualizarán de esa manera en su catálogo. Para hacer la inscripción, haz clic en "Cargar participantes" e inscribe los identificadores correspondientes. 

  3. Reglas: en esta vista podrás añadir reglar para que, de manera automática, se inscriban usuarios que cumplan con los criterios que se establezcan. Podrás ajustar estas reglas tanto para participantes requeridos como para participantes opcionales. 




Una vez que hayas inscrito a usuarios, podrás visualizar el consolidado de los mismos en una tabla con la siguiente información de cada colaborador: 

  • Identificador
  • Nombre 
  • Correo
  • Avance
  • Aprobación
  • Nota 
  • Origen: curso o malla 
  • Categoría customizada (en caso de tener) 
  • Acciones
    • Restablecer avance: reinicia el avance del participante, dejándolo en cero
    • Mover de instancia: en este caso esta acción está deshabilitada, ya que no existen más instancias a las cuales pueda moverse algún participante. 
    • Eliminar: para eliminar participantes. Recordar que al eliminar, elimina por completo la data.



Módulos Requeridos:

  • Base: Esencial
  • Módulos: Capacitaciones



Recuerda, si necesitas ayuda o tienes alguna duda puedes contactarnos a través de nuestro chat o correo, ¡Felices te ayudamos!