Revisa aquí cómo configurar y para qué sirven los juegos de datos
Buk nos permite crear perfiles con permisos a ciertas acciones dentro del sistema, como poder tener lectura, lectura sensible o modificar algunos módulos o información; pero muchas veces no basta con esta limitación, por eso nos da la posibilidad, además, de limitar por áreas (que tenga acceso a los mismo permisos pero en determinadas áreas) o por juegos de datos (conjunto de permisos).
Los juegos de datos permiten limitar el acceso a ciertos conjuntos de recursos como: Empresas, ítemes, cargos o plantillas. Esto quiere decir que se arman distintos conjuntos con dichos recursos, y luego se limita el acceso a los usuarios a ver y utilizar sólo los conjuntos a los que están limitados, y dejar fuera de su alcance los restantes juegos de datos.
Para poder trabajar con juegos de datos, el primer paso sería habilitar la siguiente configuración general, para eso, debes contactar a nuestro equipo de soporte.
Una vez activada la opción, se habilitará la configuración de juegos de datos en donde podrás crear los juegos de datos que necesites:
Entonces, lo primero es crear un juego de datos, dándole un Nombre y una Descripción (opcional):
Puedes crear todos los juegos de datos necesarios, editarlos o eliminarlos.
Una vez creado el juego de datos, debes asignarlo a los usuarios que quieras limitar.
Para eso, debes ir a Configuración > Usuarios y Perfiles, Editar en el usuario al que quieras limitar (cabe destacar que usuarios con perfil Normal no pueden ser limitados por juegos de datos), y en la nueva ventana que se abrirá, seleccionar la casilla Limitar por Juego de Datos. Se desplegará una lista donde debes seleccionar el o los juegos de datos que hayas creado anteriormente.
Ahora este usuario podrá acceder a los recursos que estén limitados al mismo juego de datos, y además a los recursos que no tengan ninguna limitación por juego de datos.
Por ejemplo, en caso de que se quisiera limitar una empresa al mismo juego de datos que el usuario recién modificado, debes ir a Configuración > Empresas, > editar la empresa que quieras limitar y seleccionar la casilla Limitar por Juego de Datos, para posteriormente seleccionar el o los juegos de datos de la lista que se desplegará:
De esta manera, ahora el usuario limitado por Juego de Datos “Contratación” sólo podrá ver o editar (dependiendo de los permisos de su perfil) recursos de la empresa modificada anteriormente, y adicionalmente las empresas que no tengan ninguna limitación por Juego de Datos.
Cabe destacar que un usuario que pertenece a un juego de datos y tiene permisos de edición de empresa podrá editar todo -incluyendo las Variables- excepto el propio límite de juegos de datos, que sólo será editable por el perfil Administrador.
Adicionalmente, es importante aclarar que una empresa sólo puede pertenecer a un juego de datos, pero un juego de datos puede contener varias empresas.
Para el caso de querer limitar “Cargos”, debes ir al menú lateral, Organización > Cargos > Nuevo Cargo (o bien seleccionar el cargo que se quiere editar). Una vez dentro del cargo, vas a la pestaña Editar, y allí haces clic en Opciones avanzadas, donde encontrarás la opción Limitar por Juego de Datos. Al igual que en los casos anteriores, debes seleccionar la casilla, y luego escoger el o los juegos de datos del listado disponible.
En el caso de Ítems, puedes limitar los Haberes, Descuentos y Otros (informativos y aporte empleador), a excepción de los Créditos. La manera de limitarlos, sería similar que el resto de los recursos: desde el menú lateral, vas a Ítems > Haberes / Descuentos / Otros > Nuevo Predefinido (o bien seleccionar el ítem que quieras editar y haces clic en Editar). Una vez dentro de la configuración del ítem, vas a Opciones avanzadas, y seleccionas la casilla Limitar por Juegos de Datos. Nuevamente, debes seleccionar el o los juegos de datos del listado disponible:
En el caso de las Plantillas, debes dirigirte a Configuración > Plantillas > Crear Nueva (o Editar una creada previamente) > Opciones avanzadas > Limitar por Juegos de Datos > Seleccionar juego(s) de dato(s):
Observaciones:
1.- La limitación por juego de datos en las plantillas es solo para la generación del documento y no para la visibilidad del documento ya emitido. Es decir, si un usuario tiene acceso a los documentos de un empleado, este podrá ver todos los documentos, aunque sus plantillas de las cuales fueron creados hayan estado limitadas por juego de datos.
2.- Los cargos, ítems, plantillas o empresas que pertenezcan a un juego de datos, solo podrán ser asignados o generados por aquellos usuarios que tengan acceso al mismo juego de datos o quienes no estén limitados por ningún juego de datos. (Esto quiere decir que si un recurso está limitado por juego de datos, es necesario que los usuarios también lo estén, de lo contrario, los usuarios que no estén limitados podrán acceder de igual forma a dichos recursos)
3.- Aquellos cargos, ítems o plantillas que no pertenezcan a ningún juego de datos, serán públicos, esto quiere decir que cualquier usuario, esté o no esté limitado por juego de datos y que según sus permisos pueda utilizarlos, podrán acceder a dichos recursos
4.- En este mismo sentido, aquellos usuarios que no están limitados a ningún juego de datos, podrán asignar, generar y/o editar todos los recursos aunque estos sí pertenezcan a algún juego de datos, dado que se asume que un usuario no limitado tiene acceso a todo.
5.- Si uno de los conceptos mencionados anteriormente está limitado por más de un juego de datos, solo podrán ser vistos/modificados por usuarios que tengan los mismos juegos de datos asignados o usuarios que no tengan limitación por juego de datos.
Ejemplo:
El cargo 1 no tiene limitación por juego de datos, por lo que podrá ser modificado por todos aquellos usuarios que tengan acceso a modificar cargos, independiente de que estén o no limitados por juego de datos, ya que el cargo no cuenta con limitación.
El cargo 2 está limitado por el juego de datos A y solo aquellos usuarios con limitación al juego de datos A o aquellos usuarios que NO estén limitados por juegos de datos, tendrán acceso a editarlo.
El cargo 3 está limitado por juego de datos A y B, por este motivo quienes tengan acceso a ambos juegos de datos podrán editarlo, o quienes no estén limitados por juegos de datos; pero un usuario solo con juego de datos A no podrá editarlo al igual que si solo tiene juego de datos B.
Recuerda, si necesitas ayuda o tienes alguna duda puedes contactarnos a través de nuestro chat o correo, ¡Felices te ayudamos! 