Objetivo: 

Este artículo tiene como objetivo suministrarte información sobre los cambios y mejoras que hemos hecho en nuestro validador de Nómina Electrónica, para que la puedas transmitir, aunque su total neto difiriera del neto del comprobante de pago, manteniendo la seguridad que necesitas. 


Alcance / Limitaciones: 

El alcance se extiende a los usuarios de Buk Colombia, específicamente para los perfiles administradores, que llevan a cabo el proceso de pago de su nómina y la transmisión de la nómina electrónica con nuestra plataforma. Contemplamos casos excepcionales, por lo que no es flexible para casos particulares de las organizaciones, esto con el fin de seguir manteniendo una transmisión segura de la información. 


Definiciones: 

  • ¿Qué es la Nómina Electrónica?: Una de las responsabilidades de las empresas es emitir su Nómina Electrónica, la cual es un documento que se debe reportar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) bajo una plataforma (en nuestro caso Saphety), y debe manifestar los devengos, deducciones y totales de ingresos del colaborador.
  • ¿Cuándo debo transmitir la nómina electrónica?: La transmisión debe efectuarse dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al cual corresponde el pago. Esto, al igual que la seguridad social, debe transmitirse una vez al mes, independiente de la periodicidad de pago que maneje la empresa. 
  • ¿Qué es el JSON?:  JSON (JavaScript Object Notation) es un formato de intercambio de datos que se utiliza para almacenar y transmitir información de manera estructurada. Es comúnmente utilizado para enviar y recibir información entre diferentes sistemas, como en aplicaciones web y servicios online. En nuestro caso lo utilizamos poder transmitir la Nómina Electrónica desde Buk hacia la DIAN. 
  • NE: Utilizaremos estas siglas para referirnos a Nómina Electrónica. 


Sustento Legal y Aplicaciones: 

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es la unidad administrativa que regula todo lo relacionado a Nómina Electrónica y es en esta donde nos sustentamos para todos nuestros desarrollos relacionados al tema. 


Proceso en la Plataforma:

En su momento, el módulo de Nómina Electrónica se implementó con un propósito bien claro; el JSON enviado debía ser un fiel reflejo del comprobante de pago. Para lograr esto, agregamos muchas validaciones, sin embargo, con el tiempo notamos que la DIAN permitía cierto grado de flexibilidad al momento de reportar conceptos, especialmente de las causaciones de prestaciones sociales y vacaciones. Por tal motivo, tuvimos que modificar la generación y validación del JSON, tanto en devengos, como en deducciones y monto totales. Importante resaltar que el contenido y estructura del JSON es idéntico al que ya conoces, la diferencia ocurre a nivel de código, por lo que seguirás viéndolo exactamente igual. 


Una vez modificamos las estructuras, se adaptaron al validador, donde agregamos casos específicos para que puedas transmitir la nómina electrónica aunque el neto del JSON difiera del neto del comprobante de pago, por lo que ya no tendrás que recurrir al equipo de SAC para ignorar estas validaciones. Te contamos a continuación los casos agregados: 


  • Cesantías e intereses de cesantías consignadas en Diciembre pero pagadas/legalizadas en Enero/Febrero del siguiente año. Si deseas conocer mas sobre esto, te invitamos a revisar este articulo.
  • Reporte de causaciones de prestaciones mes a mes. Como la causación no se refleja en el comprobante de pago, el neto de este, difería del neto de NE por lo que saltaba un error por validación.
  • Diferencia en netos por anticipos que no viajan a NE. Un ejemplo de esto sucede con clientes que usan pagos parciales, donde el valor pagado en la primera quincena se ve reflejado en el comprobante de pago como un anticipo y este no viaja a NE, lo que hacia que el total del comprobante sea diferente al de la NE. Otro caso, es cuando se paga la prima legal con fecha tope 20 de Diciembre y cuando se paga la nómina el último del mes, la procesan como un  anticipo o descuento para hacer efecto 0 (cero) y este no viaja a NE.
  • Combinaciones entre cualquiera de las anteriores. Además de poder transmitir la NE con cualquiera de los escenarios de los puntos anteriores, también podrás transmitir si por ejemplo reportas causaciones mes a mes y también procesas anticipos.


Además, tenemos nuevos desarrollos que también fueron agregados a este validador.


Ahora podrás reportar en tu NE de diciembre, el valor de la causación de las vacaciones acumuladas, mas el valor de las vacaciones compensadas/disfrutadas en el mes de Diciembre. Ten presente que si reportas la causaciones mes a mes, no podrás reportar la acumulada, ya que solo esta permitido reportar una o la otra. 


En caso de que haya un retiro en el mes de diciembre, esta causación no va a viajar, ya que en la liquidación de contrato se incluye el pago de las vacaciones definitivas.


Entonces, ¿Dónde configuro que deseo reportar la causación acumulada de vacaciones? Es muy fácil, desde las Configuraciones presiona "Integraciones", allí, en la pestaña de "Mis integraciones" podrás ubicar "Nómina Electrónica" donde encontrarás la opción de Reportar causación de vacaciones acumuladas en diciembre.




Si tienes beneficios extra legales, como por ejemplo, la prima de vacaciones, ahora podrás transmitir en NE la provisión de esta mediante la agrupación otros_devengos y cuando hagas efectivo el pago, no viajará a la NE. Para esto, hemos creado una nueva agrupación con el nombre no_reportar_item, la cual  solo estará disponible para devengos y su uso estará restringido al personal de Buk, esto garantiza la seguridad de la transmisión de NE al prevenir posibles errores involuntarios en su manejo, por lo que si requieres asignar esta agrupación a uno de tu beneficios, debes solicitar ayuda a nuestro equipo de Servicio al Cliente. 


Es importante mencionar que, ninguna de las mejoras y validaciones detalladas, cambian la forma en la que hoy revisas y transmites tu nómina electrónica. 


Módulos Requeridos:

  • Base: Gestión de personas.
  • Módulos: Software de Nómina.


Fuentes de Información: 

Páginas - documento soporte de pago de nómina electrónica. (s. f.). 

https://www.dian.gov.co/impuestos/Paginas/Sistema-de-Factura-Electronica/Documento-Soporte-de-Pago-de-Nomina-Electronica.aspx


Palabras Claves: 

Nomina Electrónica, transmisión, validador, integración, DIAN. 


También te puede interesar:

Módulo Nómina Electrónica (NE)

Clasificación Ítems Nómina Electrónica (NE)

Configurar Integración Nómina Electrónica (NE)

Reportar en NE las cesantías e intereses causados del año en curso en diciembre


Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención. 

Chat | Teléfono | Correo.

¡Felices te ayudamos!