Objetivo:
Este artículo tiene como objetivo proporcionarte información detallada sobre las últimas mejoras y ajustes implementados en nuestro módulo de Nómina Electrónica. Te ofrecerá una visión completa de las nuevas funcionalidades y cambios que hemos realizado para mejorar tu experiencia en el proceso de gestión de Nómina Electrónica.
Alcance / Limitaciones:
El alcance se extiende a los usuarios de Buk Colombia, específicamente para los perfiles administradores, que llevan a cabo el proceso de pago de su nómina y la transmisión de la nómina electrónica con nuestra plataforma.
Definiciones:
¿Qué es la Nómina Electrónica?: Una de las responsabilidades de las empresas es emitir su Nómina Electrónica, la cual es un documento que se debe reportar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) a través de un proveedor certificado (en nuestro caso Saphety), y debe manifestar los devengos, deducciones y totales de ingresos del colaborador.
¿Cuándo debo transmitir la nómina electrónica?: La transmisión debe efectuarse dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al cual corresponde el pago. Esto, al igual que la seguridad social, debe transmitirse una vez al mes, independiente de la periodicidad de pago que maneje la empresa.
NE: Utilizaremos estas siglas para referirnos a Nómina Electrónica.
Sustento Legal y Aplicaciones:
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es la unidad administrativa que regula todo lo relacionado a Nómina Electrónica y es en esta donde nos sustentamos para todos nuestros desarrollos relacionados al tema.
Proceso en la Plataforma:
Con el fin de mejorar tu experiencia en el proceso de NE hemos realizado una serie de cambios y mejoras que te detallamos a continuación. Cabe mencionar que lo que no se detalla como parte de los cambios se mantiene tal como lo conoces.
Ahora podrás validar tu NE: Con la validación de tu Nómina Electrónica, podrás revisar y corregir posibles errores antes de enviarla, lo que te ahorrará contratiempos de último momento. Esta función te permite asegurarte de que todo esté en orden antes de dar el siguiente paso. Para ello, debes seleccionar los colaboradores que deseas validar y desde Acciones hacer clic en Validar Nómina. Además, así como en los envíos, en las validaciones también tendrás una barra para que puedas ver el progreso de la validación y por supuesto, podrás descargar el excel con el detalle de los errores, en caso de haberlos, para que realices una revisión precisa.
El proceso de validación no es obligatorio, es decir, podrás enviar sin realizar una validación previa, sin embargo, al enviar, el sistema hace esta validación de forma automática, tal como lo hemos hecho siempre, de esta forma garantizamos una transmisión segura y correcta de la información.
Si al intentar enviar la NE existen errores de validación, recibirás una alerta al respecto. Tienes la opción de omitirlos al hacer clic en Enviar Nómina, lo que te otorga autonomía en el proceso, evitando la necesidad de recurrir a nuestro equipo de Servicio al Cliente, sin embargo, te recomendamos revisar los errores antes de la transmisión para asegurar su exactitud. En caso de preferirlo, puedes seleccionar Cancelar, realizar las correcciones necesarias y luego enviarla.
Considerando que agregamos el proceso de validación, tenemos diferentes cambios visuales:
Sección Nómina:
Ahora en el encabezado no verás la frase Envío de Nómina Electrónica, sino Eventos de Nómina Electrónica.
La columna Fecha Último Envío ahora lleva por nombre Fecha Último Evento. Esta muestra la fecha sin discriminar tipo evento, es decir, si lo último que realizaste fue una validación se muestra la fecha en la que se validó, si por el contrario, lo último que realizaste fue el envío, se muestra la fecha de envío. Ahora bien, si no has realizado ningún evento, verás la columna vacía.
La columna Estado Último Envío ahora se llama Estado Validación. Esta muestra el estado de la última validación. Los estados son:
Vacío: Si no has hecho ninguna validación verás esta columna vacía.
Éxito: Validación realizada sin ninguna novedad.
Error: La validación tiene alguna inconsistencia.
Obsoleta: Significa que si después de validar realizaste un cambio en el comprobante del colaborador (si agregaste algún devengo o descuento, mas no cambios de trabajo como cargo, supervisor, etc), ya esa validación quedó desactualizada, es decir, debes volver a validar para asegurarte que no tienes ningún error. Por otra parte, cada vez que realices el proceso de validación se visualiza el estado de la misma, es decir, si realizas una validación y su estado es Éxito, pero posteriormente realizas cambios en el comprobante y vuelves a validar, puede que el estado sea Éxito nuevamente o cambie a Error. Además, posicionando el cursor del mouse encima de la palabra Obsoleta, puedes ver la fecha desde cuando se encuentra obsoleta dicha validación.
La columna Estado DIAN, ahora se llama Estado Envío. Esta muestra el estado del último envío, ya sea de envío de nómina o de una nota de ajuste por reemplazo o eliminación. Te detallamos a continuación los estados en los que puede estar esta columna:
Vacío: Si no has hecho ningún envío para el colaborador, verás esta columna vacía.
Nómina Certificada: Cuando un envío de nómina individual (del colaborador) se envía correctamente (independiente si decides saltarte los errores de validación o no).
Error: Cuando hay un error con nuestro proveedor (Saphety).
Error DIAN: Cuando hay un error con la DIAN.
Error interno: Cuando hay un error por parte de Buk.
Eliminación Certificada: Cuando se elimina exitosamente la última nómina enviada, a través de la opción Enviar Nota de Ajuste - Eliminar.
Error Eliminación: Cuando falla el envío de una nota de ajuste de eliminación.
Reemplazo Certificado: Cuando se reemplaza exitosamente la última nómina enviada, a través de la opción Enviar Nota de Ajuste - Reemplazar.
Error Reemplazo: Cuando falla el envío de una nota de ajuste de reemplazo.
Error 90: Net::ReadTimeout (Sincronizar). Al hacer clic en el botón Sincronizar Documentos se corrige.
Antes:
Ahora:
Sección Historial de Envío:
El Historial de Envío ahora se llama Historial de Evento.
En el encabezado no verás la frase Envío de Nómina Electrónica, sino Eventos de Nómina Electrónica.
La columna Estado mantiene su nombre, podrás ver los siguientes:
Certificado: hace referencia al envío exitoso, tanto de nómina, como de las notas de ajuste tanto por reemplazo como por eliminación.
Éxito, Error y Obsoleta: Son los mismos que se muestran en la sección Nómina y hacen referencia a validaciones.
Error, Error Interno, Error DIAN: Son los mismos que se muestran en la sección Nómina y hacen referencia a envíos.
Fecha de Envío ahora se llama Fecha de Evento, la cual tiene la misma información que la columna Fecha Último Evento de la sección Nómina.
Tipo de Envío ahora se llama Tipo de Evento, cuyos estados pueden ser los siguientes:
Nómina Individual: Si lo que realizaste fue el envío de la NE.
Nota de Ajuste de Eliminación: Si lo que realizaste fue el envío de una nota de ajuste de eliminación. .
Nota de Ajuste de Reemplazo: Si lo que realizaste fue el envío de una nota de ajuste de reemplazo.
Validación: Si lo que realizaste fue una validación.
Antes:
Ahora:
Por otra parte, Ver Resumen, ahora se llama Ver detalle. El título dentro de la vista del detalle cambió de Resumen Envío por Detalle Envío/Validación (dependiendo del caso).
Queremos que tu experiencia al validar y enviar sea más dinámica y sencilla, por lo que hemos mejorado la claridad de los mensajes de error relacionados con discrepancias en los totales netos. Estos mensajes están enfocados en diferencias por devengos, por deducciones y por neto negativo.
Vista preliminar de los errores:
Vista detalles de los errores:
Módulos Requeridos:
Base: Gestión de personas.
Módulos: Software de Nómina.
Fuentes de Información:
Páginas - documento soporte de pago de nómina electrónica. (s. f.).
Palabras Claves:
Nomina Electrónica, transmisión, evento, validador, integración, DIAN.
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