Objetivo: 

Establecer un nuevo flujo de trabajo para el proceso de pago de nómina, con el fin de lograr mayor eficiencia, estructura y seguridad en todas las etapas del proceso. A través de la implementación de este manual, buscamos optimizar los recursos y garantizar el pago satisfactorio de las remuneraciones de la compañía.


Alcance / Limitaciones: 

Este artículo está destinado a todos los clientes de Buk que utilizan el módulo de remuneraciones. Con nuestra nueva vista de pago, hemos establecido un flujo claro, intuitivo y seguro que permitirá realizar el pago de las remuneraciones de manera más eficiente y controlada. Ahora tendrán una experiencia mejorada al gestionar los pagos de sus empleados, brindando una estructura más organizada y sencilla de seguir, lo que facilitará el proceso de administración de nóminas.


Con esta mejora, continuamos con nuestro compromiso de tener a nuestros clientes en el centro, mejorando la eficiencia y la fiabilidad para la gestión de remuneraciones. Creemos que esta nueva vista de pago se convertirá en una herramienta valiosa para optimizar los procesos y garantizar la satisfacción de nuestros clientes.


Definiciones:  

  • Transfer Bancario: Es un archivo que contiene información detallada de las transacciones que se van a realizar, como las cuentas de origen y destino, montos y otros detalles necesarios para ser cargado a la plataforma de pagos y realizar transferencias masivas.

  • Segmento: División de un conjunto de datos en grupos o categorías basadas en ciertas características o criterios. Mediante los segmentos se facilitan los análisis de información de forma más detallada y precisa.

  • Proceso: Es un segmento de colaboradores con un criterio de agrupación especial (área, cargo, centro de costo, empresa, etc) el cual tiene la finalidad de realizar el pago de la remuneración del segmento en cuestión y generar por separado los archivos de: Transfer bancario, Contabilidad, Pagos Previsionales y/o leyes sociales, Libros de remuneraciones, Boletas de Pago y LRE.

  • Costo empresa: Es el valor resultante de la suma de los conceptos, sueldo neto, impuesto único, sueldo neto y leyes sociales.

  • Participantes: Corresponde a los colaboradores que agregamos en los segmentos para crear un proceso de pago.

  • Recalcular Boletas de Pago: Proceso de actualización de los cálculos para generar las Boletas de Pago.

  • Cerrar Boletas de Pago: Acción que permite guardar los últimos cambios de una Boleta de Pago para evitar que se carguen novedades (ítems, ausentismos) y/o realicen actualizaciones en las fichas de los colaboradores.

  • Publicar Boletas de Pago: Acción que permite que los colaboradores puedan ver sus Boletas de Pago de sueldo en el portal empleados.

  • Notificar Boletas de Pago: Acción que permite notificar vía e-mail a los colaboradores que su Boleta de Pago ya está disponible en el portal Buk para ser consultada.


Sustento Legal y Aplicaciones: 

Con esta nueva función, tus procesos de pagos tendrán un mayor control de avances y cambios, debido a esto en esta sección te explicaremos la vista del portal y sus diferentes conceptos informativos.


Para navegar en el nuevo módulo de remuneraciones tendrás una nueva vista del proceso, en esta visual tendrás: Un "Indicador de Etapa" el cual te guiará en el proceso de acciones necesarias para avanzar de etapa. Este Indicador se detalla de la siguiente forma:



Por otra parte, tendrás un recuadro llamado "Detalles proceso" para revisar los tópicos de la información totalizada importante como: sueldo neto a Pagar, Número de Boletas de Pago a Pagar, Costo Empresa, Leyes Sociales, Impuestos, sueldo neto y Período. Además, te mostrará la cantidad de Boletas de Pago abiertas y publicadas.


Más abajo encontrarás la "Pestaña de Opciones" conformadas por ciertas pestañas que te permitirán revisar los detalles de "Boletas de Pago", "Ítems", "Documentos y Pagos" y "Alertas". 


  • Boletas de Pago: Encontrarás en esta pestaña una tabla con las Boletas de Pago de los colaboradores que hacen parte del proceso de pago, con acciones masivas e individuales que permiten:

  • Abrir y cerrar las Boletas de Pago: Una Boleta de Pago abierta significa que se pueden ingresar novedades. Una Boleta de Pago cerrada se refiere a que está bloqueada y no se pueden ingresar novedades. 

  • Publicar y ocultar las Boletas de Pago.

  • Enviar Boletas de Pago.

  • Agregar y/o remover participantes del proceso de pago.




  • Ítems: Acá se visualiza una tabla con el listado de los ítems que se ocuparon para el proceso de pago una vez que hayas avanzado a la etapa de "En revisión".




  • Documentos y Pagos: Desde esta sección se pueden generar y descargar los archivos del proceso de pago y ver un resumen de los montos asociados. 




  • Alertas: En esta sección se mostrarán las advertencias y errores que se presenten en el proceso de pago, cabe mencionar que, cuando hay un error en las Boletas de Pago, no podrás pasar a la etapa de revisión. Entre las alertas encontramos aquellas que se generan cuando se supera el máximo tope de descuento. Y entre los errores están todos aquellos que impliquen un mal cálculo: montos negativos y fórmulas con problemas. 




Proceso:

Hemos rediseñado el proceso de pago de sueldo, incorporando tres estados: "Iniciado", "En revisión" y "Pagado" dentro del flujo del pago de remuneraciones, de esta manera le brindaremos a nuestros clientes una experiencia integral y controlada durante este importante proceso. 





El proceso de pago inicia una vez cerramos el periodo anterior, justo en ese momento, el sistema habilita las Boletas de Pago para la carga de novedades y asignación de conceptos en los colaboradores. 


Para comenzar a trabajar con este nuevo proceso de pago primero debes crear un proceso de pago. Para ello ve al módulo "Administrativo" y seleccionar "Procesos", allí te figuraran los procesos mensuales; en tu proceso actual presiona "Nuevo Proceso".





Asígnale un nombre y agrega a los participantes, para lo cual podrás filtrar la tabla de empleados, mediante variables como empresa, área, centro de costo, entre otras. Una vez se establece el filtro y/o condición, se hace click en filtrar y para guardar los cambios, deberás seleccionar el botón de ”Agregar Todos" o "Agregar Selección". 




Luego de seleccionar los participantes, se debe hacer click en “Crear Proceso”.



A continuación, deberás avanzar entre las etapas del proceso de pago. En primer lugar estarás en la etapa de "Iniciado". 

  • Etapa Iniciado: Estado inicial del proceso, se permite la carga de novedades en las Boletas de Pago de los colaboradores, tales como licencias, horas extra, descuentos, entre otras.



Una vez se hayan realizado todas las cargas de novedades y asignaciones de conceptos del periodo en las Boletas de Pago de los colaboradores, podrás hacer clic en el botón de "Continuar". Al presionarlo se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, en el cual debes ingresar la fecha de pago. El archivo de transfer quedará con esa fecha configurada, una vez se ingrese la fecha, finalizamos haciendo clic en "Continuar".





Al hacer clic en continuar, el sistema automáticamente:

  • Recalculará todas las Boletas de Pago del proceso.

  • Generará el archivo de transfer al banco.

  • Cerrará y bloqueará las Boletas de Pago del proceso para evitar su edición.

  • El proceso de pago pasará de la etapa "Iniciado" a "Revisión".


En esta etapa podrás completar las siguientes revisiones:

  • En revisión: Acá podrás cerrar las Boletas de Pago, impidiendo que se realice cualquier tipo de cambio. La idea es en esta etapa puedas hacer una revisión previa antes de generar el transfer bancario. 





Considera que si avanzaste de etapa deseas volver a la etapa “Iniciado”, es posible hacerlo mediante el botón “Regresar a iniciado”. Al hacerlo te pedirá una confirmación de la acción. Es relevante tener en cuenta que las Boletas de Pago se deben abrir para poder editar, dado que permanecen cerradas al volver al estado.


Una vez hecho los cambios, debemos presionar nuevamente en "Continuar" para avanzar de etapa. Una vez que valides que todo está en orden puedes pasar al estado "Pagado". La etapa "Pagado" significará lo siguiente:

  • Pagado: ¡Felicitaciones! El proceso ha sido pagado y ya puedes descargar los archivos de cierre. 




En el momento en que tengas las Boletas de Pago cuadradas y no se vayan a agregar más novedades se procede a cerrar el proceso de pago dando click en la opción "Continuar". 



Cuando selecciones esta opción se abrirá una pestaña donde deberás marcar el check box “Confirmo que envié el transfer al banco y que voy a pasar al estado pagado” y presionar el botón "Registrar Pago". 



Al hacerlo, se  mostrará un mensaje de confirmación indicando que el proceso se cerró correctamente. 



Si es necesario podrás deshacer el pago del proceso, lo cual implica que volverás a las etapas previas y podrás editar las Boletas de Pago. Para esto debes hacer click en el botón "Deshacer pago", el cual abrirá un cuadro de diálogo solicitando confirmación de la acción a reversar. Aquí debes tener en cuenta que si ya cargaste el archivo de transfer al banco, debes anular el pago en el mismo portal y volver a subir el nuevo transfer actualizado, esto para que no generar pagos duplicados.





Al confirmar la acción en el cuadro de diálogo anterior, debes repetir los pasos descritos en los puntos anteriores.


Una vez todo validado se recomienda desde ese momento descargar los archivos de Documentos y Pagos. En esa pestaña podrás generar y descargar los archivos para el cierre de periodo: Transfer bancario, Contabilidad, Pagos previsionales y/o Leyes Sociales, Libros de remuneraciones, Boletas de Pago y LRE. Ten en consideración que los documentos generados aquí corresponden al proceso creado. Si deseas generar los archivos consolidados, lo puedes hacer mediante los archivos de proceso general.





Módulos Requeridos:

  • Base: Gestión de personas.
  • Módulos: Remuneraciones.


Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:

Para que un usuario tenga la facultad de visualizar o intervenir mínimamente en el proceso de pago debe tener activo los siguientes permisos en su configuración de perfil: "Lectura Sensible", "Documentos Empleado" y "Procesos". 






Por otra parte, para poder comenzar a trabajar con este nuevo proceso de pago es necesario que tengas activa la configuración general de "Habilitar Creación de Procesos", puedes solicitarle a SAC o a tu Jefe de Proyectos la activación en caso de cumplir con los módulos requeridos contratados:



Palabras Claves: 

Proceso de pago, flujo de pago, remuneraciones, etapas de proceso, reproceso.


Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención. 

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¡Felices te ayudamos!