Objetivo:
El propósito de este artículo es proporcionar a nuestros usuarios información detallada sobre el proceso de generación del comprobante adicional de liquidación de contrato. Garantizando así, un mejor entendimiento y por ende un uso correcto de esta nueva funcionalidad.
Alcance / Limitaciones:
El alcance se extiende a los usuarios de Buk Colombia, con énfasis en los perfiles administradores encargados de realizar el proceso de pago de nómina utilizando nuestra plataforma.
El alcance es el siguiente:
Permitir crear un comprobante adicional de liquidación de contrato aunque esté cerrado el comprobante de nómina.
Garantizar el cálculo correcto de descuentos legales, seguridad social, parafiscales y retención en la fuente.
Permitir asignar devengos o descuentos a un comprobante de nómina o liquidación desde la ficha del colaborador, utilizando el nuevo campo “Seleccionar comprobante”. Puedes seleccionar la opción "Comprobante de Liquidación" incluso si el colaborador está activo, en cuyo caso, el ítem se asignará automáticamente cuando el colaborador sea liquidado. En colaboradores inactivos, es necesario cambiar su estado a “Pendiente” para realizar asignaciones. Ten en cuanta que el comprobante al que deseas realizar la asignación debe estar abierto, en caso contrario el sistema te advertirá y no te permitirá realizar la asignación.
Esto solo está disponible en la asignación individual desde la ficha del colaborador.
Que toda nuestra reportería siga funcionando correctamente aunque tengamos dos comprobantes, incluyendo Nómina Electrónica, PILA, reportes personalizados, y archivos como contabilidad, libro de remuneraciones y plano bancario. Te contamos los detalles de los archivos que tienen modificaciones (lo que no mencionamos se mantienen de la misma forma en la que se utilizan actualmente).
Los archivos de plano bancario, libro de remuneraciones y contabilidad tendrán el siguiente comportamiento:
Desde el proceso general se generará un único archivo con dos filas, una con los valores relacionados al comprobante de nómina y otra con los valores del comprobante de liquidación. No se sumarán.
Al crear procesos, el sistema nos preguntará de qué tipo es, siendo las opciones disponibles “Sueldo” y “Liquidación”. Al seleccionar “Sueldo” nos mostrará los colaboradores con un comprobante de pago de nómina, mientras que si seleccionamos “Liquidación” nos mostrará los colaboradores que tienen un comprobante de liquidación de contrato. Por lo cual, ahora estos archivos estarán separados por tipo de proceso.
Para que la opción de tipo de proceso (Sueldo/Liquidación) esté disponible, debe existir al menos un colaborador con un comprobante de liquidación de contrato generado. De lo contrario, si todos los comprobantes son de tipo "Sueldo" las opciones no serán visibles.
Plano Bancario:
Proceso tipo Sueldo:
Proceso tipo Liquidacion:
Proceso General:
Libro de Remuneraciones:
Proceso tipo Sueldo:
Proceso tipo Liquidación:
Proceso General:
Agregamos la columna "Tipo de Comprobante" al libro de remuneraciones para facilitar las revisiones.
Contabilidad:
Proceso tipo Sueldo:
Proceso tipo Liquidación
Proceso General (vemos que se repiten conceptos por uno es de la nómina y otro de la liquidación):
PILA: La opción de generar este archivo solo estará disponible en el proceso de tipo “Sueldo”, ya que a los operadores no se puede subir un archivo que solo contenga información de liquidación. Por lo que no veras la opción de generar el archivo en los procesos de tipo "Liquidación"
Exportadores personalizados: existe la variable “Tipo de Comprobante”. Si la requieres para tus revisiones debes seleccionarla.
Queda fuera del alcance, lo siguiente:
Permitir forzar asignaciones asociadas al comprobante de liquidación de contrato. Al forzar un ítem, si este se encuentra asignado en los dos comprobantes, por ejemplo buk_retención_en_la_fuente, automáticamente se forzará en ambos comprobantes.
Que sea opcional la creación del comprobante adicional de liquidación de contrato. Ten en cuenta la siguiente información:
Si tienes activa la opción general “Habilitar Comprobante Adicional de Liquidación” se va a generar un comprobante de liquidación para todos los colaboradores que liquides.
Si desactivas la opción general ya no se generará el comprobante adicional de liquidación de contrato, pero si se mantienen los que fueron creados con la general activada.
Si desactivas la opción general y posterior a esto actualizas el comprobante de pago de nómina, todos los ítems del comprobante de liquidación se moverán al comprobante de nómina, es decir, se elimina el comprobante de liquidación de contrato. Pero si se mantiene el comprobante de liquidación en aquellos colaboradores cuyo comprobante de nómina esté cerrado.
Permitir asignar horas extras y recargos al comprobante de tipo liquidación. Estos solo se pueden asignar al comprobante de nómina.
Formato comprobante adicional liquidación de contrato. No existirá un comprobante de liquidación con un formato diferente, será exactamente igual al de nómina. De igual manera, la plantilla de liquidación de contrato seguirá existiendo.
Liquidaciones Retroactivas. No realizamos cálculos de mayores valores pagados, si el colaborador fue desvinculado antes de completar el periodo y ya recibió el pago completo de días trabajados.
Si reliquidas a un colaborador, no se genera un comprobante para lo reliquidado (por ejemplo comisiones) y otro para las prestaciones, sino que se genera un solo comprobante para todo. Además, por ahora, no se calcula correctamente una reliquidación sobre otra reliquidación.
Definiciones:
Comprobante de nómina: Es el comprobante donde se detallan los conceptos propios de la nómina, como sueldo, licencias, incapacidades, comisiones, etc.
Comprobante de liquidación de contrato: Es el comprobante donde se detallan los conceptos propios de la liquidación del contrato, como Días de Descanso, Prima Legal Definitiva, Vacaciones Definitivas, entre otros.
Proceso: Es un segmento de colaboradores con un criterio de agrupación especial (área, cargo, centro de costo, empresa, etc) el cual tiene la finalidad de realizar el pago del segmento en cuestión y generar por separado los archivos de: Plano Bancario, Contabilidad, PILA, Libro de Remuneraciones y Comprobantes de Pago.
Sustento Legal y Aplicaciones:
La separación entre el comprobante de nómina y el comprobante de liquidación de contrato ofrece una ventaja clave en claridad y flexibilidad. Aunque no existe una obligación legal de mantenerlos independientes, separar estos comprobantes evita confusiones para el colaborador al recibir pagos de nómina y de liquidación en un solo comprobante. Además, permite procesar el pago de la nómina y la liquidación en momentos distintos, adaptándose mejor a las necesidades de cada proceso de pago.
Proceso en la plataforma:
El proceso actual para liquidar a un colaborador permanece sin cambios. Esto incluye terminar trabajo “Con liquidación” y “Sin liquidación”. La única modificación es que ahora se ha eliminado la opción “Incluir en el Comprobante” que antes aparecía al final de la simulación.
Al liquidar a un colaborador, se generará un comprobante adicional de tipo “Liquidación” en una nueva sección llamada “Comprobantes Extraordinarios”
En este comprobante se reflejaran los conceptos que se derivan de una liquidación de contrato, tales como, Días de Descanso, Cesantía Definitiva, Interés Cesantía Definitiva, Prima Legal Definitiva, Vacaciones Definitivas, Bonificación por Retiro e Indemnización Legal, junto con los descuentos legales aplicables. El cálculo de estos descuentos se realiza considerando los valores tanto del comprobante de nómina como el de liquidación, recalculando los montos de ambos comprobantes con los topes y tramos necesarios para FSP y retención en la fuente.
Entre tanto, el comprobante de nómina, tendrá los conceptos propios de nómina, sin incluir nada relacionado a la liquidación de contrato.
Módulos Requeridos:
Base: Esencial.
Palabras Clave: comprobante, comprobante adicional, liquidación de contrato, proceso, proceso.
Configuraciones generales asociadas:
Habilitar Comprobante Adicional de Liquidación. Esta opción viene activada por defecto, sin embargo, si deseas desactivarla puedes hacerlo. Ten presente lo mencionado en la sección “Queda fuera del alcance, lo siguiente”
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