Objetivo:
El artículo detalla cómo monitorear y gestionar evaluaciones de desempeño a través de distintas etapas: Evaluación, Calibración, Feedback, Apelación y Resultados. Proporciona instrucciones claras sobre cómo acceder a cada sección, revisar participantes, acciones disponibles (como avanzar y retroceder etapas, calibrar evaluaciones, publicar resultados) y el uso de filtros para seleccionar colaboradores.
Su utilidad radica en simplificar el seguimiento de evaluaciones, permitiendo gestionar el proceso de manera ágil y flexible, adaptándose a las necesidades de cada equipo de la organización
Alcance / Limitaciones:
El alcance del artículo se centra en detallar el proceso de monitoreo y gestión de evaluaciones de desempeño, proporcionando información detallada sobre las etapas de Evaluación, Calibración, Feedback, Apelación y Resultados. Está dirigido principalmente a usuarios administradores responsables de la gestión de evaluaciones en Buk
Proceso en Plataforma:
Para monitorear y gestionar evaluaciones de desempeño debes dirigirte a la sección de "Talento" y haz clic en "Evaluaciones". Aquí podrás revisar el listado de evaluaciones configuradas, para monitorear una evaluación iniciada debes hacer clic en el título de la evaluación
Al acceder, podrás revisar las distintas pestañas que muestran las etapas del proceso, junto con los colaboradores que se encuentren en cada una de ellas. Es importante destacar que estas pestañas solo estarán visibles si la evaluación fue configurada con dichas etapas.
1. Etapa "Evaluación"
Al comenzar la evaluación, todos los colaboradores se encontrarán en esta pestaña
Pestaña Participantes:
En la sección de "Participantes", podrás visualizar el listado colaboradores, que se encuentren en esta etapa, junto con su información, estado de los formularios y nota general.
Desde la columna "Acciones", podrás avanzar de etapa a los participantes.
Si necesitas avanzar a varios participantes a la siguiente etapa, podrás hacerlo realizando selección múltiple. Luego, desde la opción de "Acciones masivas", elige "Avanzar evaluaciones de etapa".
Puedes utilizar los filtros de cada columna para seleccionar y visualizar a los colaboradores
Pestaña Evaluaciones:
En esta sección, encontrarás todas las evaluaciones relacionadas a los participantes.
En la columna "Estado" podrás revisar en que estado se encuentran las evaluaciones. Los estados de las evaluaciones de desempeño son los siguientes:
- No iniciada: El formulario no ha sido abierto aún.
- En curso: El formulario ha sido abierto, pero aún no ha sido enviado.
- Esperando: El formulario tiene secuencialidad y está a la espera de que se envíe el paso anterior (por ejemplo, el paso 1) para poder completar el siguiente (paso 2).
- Enviada: El formulario ha sido enviado y está esperando ser validado.
- Finalizada: El formulario ha sido enviado y validado, si corresponde.
En la columna "Acciones", tendrás acceso a las respuestas de los formularios, podrás revisar las respuestas en los formularios, cambiar el evaluadores, es importante saber que al cambiar de evaluador se pierde registro de las evaluaciones realizadas por el evaluador actual, y también puedes abrir evaluaciones que hayan sido enviadas. Te recordamos que cuando un evaluador envia su evaluación ya no puede modificarla, con esta función puedes reabrir evaluaciones en caso de ser necesario
También tienes la opción de realizar una selección múltiple y acceder a "Acciones masivas", desde donde podrás abrir evaluaciones, descargar formularios y eliminar evaluadores. Además, puedes enviar recordatorios por correo electrónico a los evaluadores. Es importante tener en cuenta que esta notificación no se puede modificar una vez enviada.
2. Etapa "Calibración"
Cuando la evaluación incluye etapa de calibración, al mover a los participantes a la siguiente etapa desde la pestaña de "Evaluación", podrás visualizarlos en la pestaña de "Calibración".
En la calibración podrás modificar las notas del formulario de la evaluación descendente
Pestaña Participantes:
Desde aquí visualizarás el listado de participantes que están en esta etapa, junto a su información, estado de los formularios, estado de calibración, nota precalibración y nota final.
Puedes terminar la calibración de un evaluado haciendo clic en "Terminar calibración" en la columna “acciones”. Primero debes modificar la evaluación descendente desde la pestaña “Evaluaciones” Al terminar la calibración, los participantes pasarán automáticamente a la siguiente etapa de la evaluación.
También tendrás la opción de regresar a los participantes a la etapa de Evaluación, al realizar esta acción encontrarás al colaborador en esta pestaña, en donde podrás abrir las evaluaciones que corresponda. Puedes realizar estas acciones individualmente desde la columna "Acciones" o seleccionar varios participantes y, al hacer clic en "Acciones Masivas", ejecutar estas acciones de manera simultánea.
Pestaña Evaluaciones:
En la pestaña “Evaluaciones” podrás revisar los resultados por tipo de evaluación y desde aquí se calibran las evaluaciones
En el listado encontrarás información como: Estado de evaluación, estado de calibración, nota pre-calibración, nota final y la escala de resultado.
Para calibrar evaluaciones debes hacer clic en "Calibrar" , en la columna “Acciones”.
Recuerda que solo la evaluación descendente se puede calibrar
Esto abrirá el formulario para modificar las notas.
Una vez que hayas calibrado la evaluación, guarda los cambios y dirígete a la pestaña "Participantes" para terminar la calibración y proceder a la siguiente etapa.
Pestaña Reportes:
Dentro de la pestaña "Reportes", tendrás acceso a gráficos que muestran las notas obtenidas, así como el promedio por evaluador de la evaluación descendente. Estos gráficos te permitirán tomar decisiones informadas respecto a la calibración.
3. Etapa "Feedback"
Si has configurado la etapa de feedback en la evaluación, verás a los participantes en esta pestaña después de haber avanzado desde la etapa de "Calibración". En caso de que la evaluación no contenga etapa de calibración, los verás aquí después de haber avanzado desde la etapa de "Evaluación"
Cuando avanzas a los participantes a esta etapa, se envía un correo de notificación al evaluador descendente, indicándole que ya puede proporcionar sus comentarios de feedback. Este correo lo redirige a la plataforma, específicamente a la sección "Mis evaluaciones". Desde aquí, pueden acceder a la pestaña "Feedback" y entregar sus comentarios una vez que sus evaluados estén en esta etapa. Después de que los supervisores proporcionen el feedback, los colaboradores pueden indicar si lo aceptan como "Conforme" o "No Conforme", siempre y cuando hayas publicado el informe de notas. En caso contrario, podrán revisar el comentario de feedback en la bitácora.
Pestaña Participantes:
En la pestaña "Participantes", puedes publicar los resultados de cada participante. Al hacerlo, los colaboradores accederán a su informe de notas en su ficha, dentro de la sección "Talento". En este informe, podrán revisar los comentarios de feedback y decidir si aceptan o no el feedback, además de dejar sus comentarios. Puedes llevar a cabo esta acción de manera individual en la columna "Acciones", seleccionando "Publicar resultados". También, tienes la opción de hacerlo de manera masiva al seleccionar varios participantes y hacer clic en "Acciones masivas", donde podrás elegir "Publicar resultados".
En el listado, podrás monitorear quiénes han recibido feedback desde la columna "Estado de Feedback".
La columna "Conformidad de Feedback" indica si los colaboradores han aceptado o rechazado el feedback. Es relevante destacar que, si el proceso está configurado con una etapa de Apelación, los colaboradores pueden apelar si reciben un feedback "No conforme". En este caso, los colaboradores serán trasladados automáticamente a la pestaña "Apelación".
En "Acciones" puedes publicar resultados, ver el informe, eliminar participante, devolver y avanzar de etapa.
Al avanzar de etapa desde Feedback, finalizará el proceso para dichos colaboradores. Lo que implica que los encontrarás directamente en la pestaña "Resultados"
También, puedes retroceder de etapa a participantes, esto hará que el colaborador vuelva a la etapa anterior del proceso (Evaluación o Calibración)
Pestaña Evaluaciones:
En esta pestaña puedes revisar las evaluaciones relacionadas a los participantes que estén en la etapa de Feedback. Desde aquí puedes ver y descargar los formularios.
4. Apelación
Si has configurado el proceso de desempeño con etapa de Feedback, tendrás la opción de elegir la Apelación.
La etapa de apelación se activa cuando el evaluado recibe el feedback marcado como "No conforme" y elige "Apelar". Al seleccionar esta opción, los colaboradores pasarán automáticamente a la pestaña de "Apelación". En esta sección, deberás ajustar las notas de la evaluación descendente si estás de acuerdo con la apelación.
Pestaña Participantes:
En la pestaña "Participantes", podrás revisar el estado de la apelación, la nota previa a la modificación, el estado de la evaluación y la nota final (post modificación).
En la columna "Acciones", encontrarás opciones para ver los comentarios de la apelación, acceder al informe, devolver de etapa y eliminar al participante individualmente. Además, estas mismas acciones de devolución de etapa y eliminación pueden realizarse en múltiples participantes seleccionando varios y haciendo clic en "Acciones masivas".
Además, verás la opción de "Publicar modificación de nota". Esta acción debe realizarse después de haber ajustado el formulario de la evaluación descendente en la pestaña de "Evaluaciones".
Pestaña Evaluaciones:
En la pestaña “Evaluaciones”, encontrarás el listado de evaluaciones. Para las evaluaciones descendentes, verás la opción "Modificar", al hacer clic se abrirá el formulario donde podrás modificar las notas. Una vez realizadas las modificaciones, podrás publicar los nuevos resultados en la pestaña “Participantes”.
Al publicar los nuevos resultados en la pestaña "Evaluaciones", tendrás la opción de dejar un comentario explicando la resolución de la apelación. Este comentario estará disponible para revisión por parte del colaborador en su informe de notas, donde deberá confirmarlo. Una vez que el colaborador realiza esta acción, el proceso para el participante finaliza, por lo que lo encontrarás en la pestaña "Resultados"
5. Resultados
Esta pestaña estará disponible durante todo el proceso y contendrá listados de todos los participantes. Se actualizará gradualmente a medida que se vayan obteniendo resultados.
La pestaña Resultados está conformado por la reportería individual y la reportería general en donde podrás revisar los resultados a nivel organizacional
Desde la pestaña “Reportería individual” puedes devolver de etapa a participantes, descargar informes y publicar resultados
En el botón "Configurar" podrás añadir a participantes, compartir la administración con otro usuario, editar la escala de evaluación y descargar los datos en formato Excel.
Cuando desees concluir la evaluación, haz clic en el botón “Finalizar”. Una vez que la evaluación haya finalizado, no podrás realizar más acciones ni reabrir la evaluación, quedando como finalizado el proceso para todos
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas
- Módulos: Gestión de desempeño
Palabras Claves:
Talento, evaluación, informe de desempeño, feedback, desempeño, flexibilidad, etapas, monitorear.
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